Nuova telefonata

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» Nuova telefonata (Manuale IT)

Nuova telefonata¶

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Cliccando su "Nuova telefonata" oppure selezionando una telefonata esistente sarà possibile creare o modificare un'attività di tipo telefonata:

Compilare i vari campi nella maniera più opportuna, tenendo presente che:

è possibile specificare se l'attività sia da considerare in entrata (telefonata ricevuta) o in uscita (telefonata effettuata) e selezionando rispettivamente
o ;
si dovrà specificare se l'attività sia stata fatta, sia da fare o sia stata annullata selezionando la casella opportuna;
selezionando la casella "Invia attività (E-mail)" dopo aver collegato una o più schede all'attività si aprirà una finestra in cui sarà possibile selezionare un indirizzo e-mail tra quelli riportati nelle rispettive schede; selezionando un indirizzo oppure digitandolo direttamente nel riquadro, al salvataggio dell'attività sarà mandata all'indirizzo specificato una e-mail avente come oggetto l'oggetto dell'attività, come testo la descrizione ed eventualmente sarà spedito il documento allegato;
i campi "Oggetto" ed almeno uno tra "Azienda", "Contatto" e "Lead" sono obbligatori;
per associare l'attività ad una scheda esistente cliccare sulla relativa icona
: si aprirà la finestra per effettuare la ricerca della scheda (vedere Nuovo lead per ulteriori informazioni; la ricerca tra lead è analoga a quella tra i contatti); per rimuovere il collegamento ad una scheda è sufficiente cliccare su ;
per associare l'attività ad un'opportunità cliccare sulla relativa icona : immettere una chiave di ricerca e cliccare su , dopodichè selezionare l'opportunità desiderata; per rimuovere il collegamento ad un'opportunità cliccare su ;
per associare l'attività ad un'attività precedente cliccare sulla relativa icona : immettere una chiave di ricerca e cliccare su , dopodichè selezionare l'attività desiderata; per rimuovere il collegamento ad un'attività cliccare su
;
una volta inseriti tutti i dati desdierati è possibile creare un'altra attività che sarà associata a questa selezionandone il tipo nel riquadro "Crea attività associata" e cliccando su : i dati saranno salvati e si creerà una nuova attività;
per allegare un documento (già presente in (Documenti)) all'attività cliccare su : immettere una chiave di ricerca, selezionare una categoria e cliccare su , dopodichè selezionare il documento desiderato; per rimuovere il collegamento ad un documento cliccare su
;
qualora si desiderasse allargare lo spazio a disposizione per la descrizione è sufficiente cliccare su ;
per selezionare l'utente a cui sarà assegnata l'attività cliccare su : inserire un'eventuale chiave di ricerca, cliccare su e selezionare l'utente desiderato;
per inserire la data dell'attività digitare la data nell'apposito riquadro oppure cliccare sull'icona e selezionare il giorno desiderato (vedere Nuovo appuntamento per ulteriori informazioni);
per inserire l'ora dell'attività digitarla nell'apposito riquadro oppure regolarla tramite i pulsanti e
;
è possibile selezionare quanti giorni prima sarà visualizzabile il reminder (Reminder) dell'attività nella casella "Allarme";
la tabella "analisi" è utile in quanto permette di tenere traccia del tipo di attività e di quanto tempo hanno impiegato: consente ad esempio di effettuare una ricerca tra tutte le telefonate di assistenza tecnica per calcolare il tempo totale trascorso in linea con un determinato cliente;
una volta compilata in maniera opportuna la scheda cliccare su per confermare l'attività; per confermare e allegare un documento non in archivio (Documenti) cliccare su ; per confermare e creare un nuovo ticket (5.1
) cliccare su .